image

Кассовая дисциплина в 2012г. и подтвержденные расходы, оформленные авансовым отчетом.

 

Заканчивается 2012г. Подводя итог прошедшему году, проанализируем изменения кассовой дисциплины, которые согласно новому Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П действуют с 2012г.

Применять новый документ должны юридические лица, ведущие бухгалтерский учет, перешедшие на УСН, а также индивидуальные предприниматели (п. 1.1 Положения).

В новом Положении о порядке ведения кассовых операций ни слова не сказано о том, как сформировать кассовую книгу, нужно ли ее пронумеровывать, прошнуровывать и опечатывать печатью (заверять подписями главбуха и руководителя). Этот вопрос отдан на откуп фирме, которая сама решает, как сформировать данный регистр и какую степень защиты выбрать для него. Главное, чтобы записи в кассовой книге соответствовали данным исполненных кассовых документов, а остаток наличных денег совпадал с фактическим остатком денег в кассе учреждения.

Кто ведет кассу. Согласно п. 1.6 Положения кассовые операции могут вести:

— кассир. Если в организации несколько кассиров, назначается старший кассир;

— руководитель. До 2012 г. руководитель такими правами не обладал.

Если кассовые операции в компании ведет руководитель, то он единолично подписывает кассовые документы и проставляет печать.

Кассовые документы. Порядок документального оформления кассовых операций не изменился. Их также нужно оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.

Кто подписывает кассовые документы. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если такие должности не предусмотрены штатным расписанием или вакантны, поставить подпись может руководитель компании или кассир.

На расходном кассовом ордере должны расписаться и руководитель, и главный бухгалтер (бухгалтер). В отсутствие главного бухгалтера (бухгалтера) — руководитель и кассир (п. 2.2 Положения).

Лимит остатка денежных средств. Теперь лимит кассы определяет руководитель организации без согласования с банком (п. 1.2 Положения). Ранее его устанавливал банк, производящий расчетно-кассовое обслуживание предприятия. Об установленном лимите остатка нужно издать распорядительный документ, например приказ за подписью руководителя (п. 1.2 Положения).

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат зарплаты, включая день получения из банка наличных денег на указанные выплаты (п. 1.4 Положения).

Пять дней на выдачу зарплаты. Продолжительность срока выдачи из кассы заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Это новая норма. Она установлена в п. 4.6 Положения. Ранее срок не превышал трех дней.

Порядок выплаты зарплаты. Сумма наличных денег, предназначенная для выплаты заработной платы, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Срок закончился, а деньги остались. В последний день выдачи зарплаты кассир должен закрыть ведомость.

Напротив фамилий работников, которым не выдана зарплата, следует проставить оттиск штампа или сделать надпись "депонировано", подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег, депонированную сумму, сверить их с итоговой суммой в ведомости, оформить реестр депонированных сумм.

После этого кассир заверяет своей подписью закрытую ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру.

На фактически выданные по ведомости суммы наличных денег необходимо оформить расходный кассовый ордер, проставить его номер и дату на последней странице ведомости.

Под отчет — по заявлению… Теперь приказ со списком подотчетных работников издавать не нужно. Деньги можно получить по заявлению подотчетного лица. Форма заявления произвольная. Главное, чтобы документ содержал (п. 4.4 Положения):

— собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег;

— срок, на который выдаются наличные деньги;

— подпись руководителя и дату.

…но при отсутствии долга. Нормами п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П работнику выдаются наличные деньги под отчет согласно его письменному заявлению, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. По новым правилам, если сотруднику выдается под отчет крупная сумма, за обоснованность этой суммы поставивший визу руководитель отвечает только перед собственниками организации.

Срок представления авансового отчета. Как и раньше, срок представления авансовых отчетов — три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу по возвращении из командировки. Срок, на который работнику выдается аванс, определяется руководителем, одобрившим выдачу наличных под отчет.

Возврат остатка подотчетных сумм, возмещение перерасхода. Окончательный расчет по подотчетным суммам теперь производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Напомним, ранее остаток неиспользованного аванса необходимо было вернуть в течение трех рабочих дней (п. 11 старого Порядка).

Передача подотчетных сумм третьим лицам, а также выдача средств сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам, запрещены. В новом Положении о порядке ведения кассовых операций нет нормы о том, что передача подотчетных сумм одним лицом (работником) другому лицу (тоже работнику) не допускается. Про нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет в ст. 15.1 КоАП РФ не упомянуто, следовательно, административная ответственность за данное нарушение порядка ведения кассовых операций не предусмотрена, но желательно следовать этому правилу и не вступать в конфликт с налоговой инспекцией, на которую с 01.01.2012г. возложены функции контроля соблюдения кассовой дисциплины.

Все кассовые операции оформляются документально. К авансовому отчету прикладываются кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы.

В чеке, прилагаемом к авансовому отчету, указана только итоговая сумма приобретенных товаров. Если документ, подтверждающий расходы работника, не содержит перечня приобретенных им товаров, то расходы по такому авансовому отчету налоговики могут не признать. По мнению налоговых инспекторов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

Некоторые суды указывают на то, что отсутствие расшифровки приобретенных товаров не является причиной для исключения таких затрат из числа налоговых расходов, но свою правоту придется доказывать в суде.

Отсутствие кассового чека. По этому поводу мнения тоже разные. Есть судебные решения, из которых следует, что отсутствие кассового чека не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ. Один суд отклонил ссылку инспекции на отсутствие кассовых чеков, т.к. кассовый чек не является документом первичной учетной документации, поэтому его отсутствие не свидетельствует о расходовании подотчетным лицом денежных средств на собственные нужды. Другой суд отклонил довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека сумма аванса, выданного работнику под отчет на хозяйственные расходы, облагается НДФЛ, отметив, что в данном случае допустимо осуществление торговли и без применения контрольно-кассовой техники. Кроме того, работник представил товарные чеки, которые были признаны судами первой и апелляционной инстанций достоверными документами, подтверждающими произведенные сотрудником расходы.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат предписания подтверждать произведенные расходы только чеками контрольно-кассовых машин. Поэтому размер произведенных расходов и их связь с производством и реализацией услуг могут подтверждаться и иными доказательствами.

Отсутствие "мягкого" чека-товарного чека. В соответствии с налоговым законодательством требования по оформлению расчетных документов считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы, поэтому пробив сумму покупки на ККТ и выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, необходим еще и товарный чек ("мягкий"). Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров, т.е. товарный чек фактически представляет собой товарную накладную. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей.

Современная контрольно-кассовая техника может содержать все необходимые сведения, в том числе и перечень приобретенных товаров (примером служат чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат расшифровку товара внутри кассового чека, но при этом на них нет подписи и печати), однако даже при наличии такого чека ККТ товарный чек "лишним" не будет и исключит нежелательные вопросы со стороны проверяющего органа.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с 01.01.2013г. действие его заканчивается) документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если же работник потратил больше, чем ему выдали, то сумму перерасхода по авансовому отчету он получает из кассы по расходному кассовому ордеру.

Налоговое законодательство не содержит разъяснений о том, должен ли работодатель удержать НДФЛ, если сотрудник не вернул подотчетные деньги. Налоговики настаивают на обложении НДФЛ сумм, по которым не представлены оправдательные документы (такой позиции придерживаются московские налоговые органы). Они разъясняют, что если оправдательные документы на приобретение товара или выполненную работу (услугу) отсутствуют, то суммы, которые организация выдала подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ. Поддерживают их и некоторые суды.

Авансовый отчет подписывают на лицевой стороне бухгалтер и главный бухгалтер, на оборотной стороне — подотчетное лицо. Далее документ представляется руководителю, который своей подписью на лицевой стороне утверждает отчет на соответствующую сумму.